Spotkanie. Niby nic, a potrafi narobić niezłego zamieszania w pracy i spędzić sen z oka niejednego pracownika. Spotkania są dzisiaj kluczową częścią działania praktycznie każdej organizacji, siłą więc rzeczy są również kluczowe w samych projektach.
W samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się ich ponad 11 milionów. Większość z nich to … strata czasu. Niektórzy oceniają, że nawet 9 z 10 godzin tygodniowo, które spędzili na spotkaniach było zupełnie bezproduktywnych.
W Polsce nie wygląda to wiele lepiej. Wielu pracowników poświęca na spotkania około połowę swojego tygodniowego czasu pracy, ale rekordziści miewają po… 8 godzin dziennie. Rodzi się zatem pytanie – kiedy te osoby mają czas na wykonywanie swojej pracy?
Jako kierownik projektu, jesteś odpowiedzialny za komunikację w swoim zespole, a częścią tego zagadnienia, jest prawidłowo zbudowany plan komunikacyjny i zadbanie o to, aby zespół pracował zgodnie z nim. Dlatego, jeśli masz do omówienia jakieś zagadnienie projektowe, zastanów się czy aby na pewno potrzebne jest do tego spotkanie. Być może da się to omówić przy pomocy maila lub krótkiej rozmowy na komunikatorze. Doświadczenie pokazuje, że jeśli zagadnienie jest spoza planu komunikacyjnego, to na 99,9% procent nie jest do niego wymagane spotkanie.
A co ze spotkaniami uzgodnionymi w planie komunikacyjnym?
Pamiętaj, żeby na każde z nich przyjść przygotowanym. Miej ze sobą listę zagadnień, które chcesz omówić danego dnia i omawiaj tylko te zagadnienia. Roześlij je wcześniej do wszystkich uczestników spotkania i daj im szansę na przygotowanie się do tej rozmowy. Wskaż o czym chcesz rozmawiać i na jakie informacje czekasz i tak prowadź rozmowę, aby je uzyskać.
Jako kierownik projektu i organizator większości spotkań w projekcie, jesteś ich gospodarzem i odpowiadasz za ich przebieg. To twoją rolą jest pilnowanie, aby dyskusje nie schodziły na zagadnienia, które nie interesują wszystkich uczestników spotkania, a także aby były zwięzłe i precyzyjne. Wyobraź sobie, że zostałeś zaproszony na spotkanie pasjonatów gier komputerowych, ale grasz w zupełnie inną grę niż reszta towarzystwa, które rozprawia właśnie o misjach w swojej grze, przerzuca się dobrymi radami i podpowiedziami jak sobie z czymś poradzić. Ile czasu minie zanim przestaniesz słuchać i odpłyniesz myślami gdzie indziej lub sięgniesz po telefon i zaczniesz przeglądać social media? To samo się dzieje z pracownikami, którzy muszą uczestniczyć w rozmowach, które ich zupełnie nie interesują. Spotkanie, aby było efektywne musi spełniać kilka warunków.
Po pierwsze, osoby w nim uczestniczące, muszą być żywo zainteresowane tematem. Nie zapraszaj na spotkanie kogoś tylko dlatego, że uważasz, że ta wiedza może mu się przydać. Taka osoba nie będzie słuchała o czym mowa, nie będzie aktywnie uczestniczyła w takim spotkaniu, a na koniec i tak z niego nic nie zapamięta. Większość czasu będzie zajmowała się czymś innym i zastanawiała się po co jej to.
Jako kierownik projektu nie chcesz, aby twój zespół się czuł zdemotywowany, dlatego nie zmuszaj ludzi do uczestnictwa w spotkaniach, które nie są dla nich. Teraz pewnie przyszło ci do głowy pytanie, a skąd mam wiedzieć czy dana osoba powinna uczestniczyć w moim spotkaniu? Wystarczy odpowiedzieć sobie na pytanie czy posiada ona wiedzę i doświadczenie w którymkolwiek z tematów, które chcesz omawiać w trakcie spotkania.
Jeśli nie, jeśli ma być tylko słuchaczem, to znaczy, że to spotkanie nie jest dla niej.
Po drugie, zadbaj o odpowiednie zagospodarowanie czasu spotkania. Już powiedziałam o tym, że do każdego spotkania należy się przygotować, mieć listę tematów do omówienia i podzielić się nią z zaproszonymi osobami, aby tez mogły się przygotować. Czasem zdarza się, że nawet najdłuższa lista, zostanie omówiona w krótszym czasie niż był zakładany.
Nie przedłużaj spotkań na siłę!
Jeśli przewidziałeś na spotkanie 30 minut, ale wszystko zostało omówione w 15, podziękuj uczestnikom za przyjście, za przygotowanie się i… zakończ spotkanie. Nie dopychaj kolanem innych tematów, które ci się właśnie przypomniały, bo twoi rozmówcy nie są do nich przygotowani. Nie ma nic złego w zamknięciu spotkania przed czasem, natomiast jest dużo złego w przekroczeniu zaplanowanego czasu.
Dlatego po trzecie, zadbaj o to, aby twoje spotkania kończyły się pięć minut przed czasem. Masz spotkanie od 14 do 15? Skończ je o 14:55. Nie wiesz czy zaraz po twoim spotkaniu, twoi rozmówcy nie mają kolejnego. Daj im te pięć minut na skorzystanie z toalety, na zrobienie kawy czy herbaty albo na zrobienie kilku kroków po pokoju, celem rozciągnięcia mięśni i rozluźnienia ciała. Dla ciebie to też jest bardzo ważne.
Nie inwestuj w żadne bieżnie podbiurkowe ani inne tego typu wynalazki, które w teorii mają pomóc w zadbaniu o ciało w trakcie pracy. Raczej zadbaj o to, aby twój zespół, nie był zawalony niepotrzebnymi spotkaniami. Chodzenie w trakcie spotkań jest złe. Pomijając osoby, które muszą chodzić, żeby się skoncentrować, większość ludzi chodzi w dokładnie odwrotnym celu. Spacerują, aby przewietrzyć umysł, rozluźnić ciało, oderwać myśli. Siłą rzeczy nie są w stanie chodzić i się skupiać na spotkaniu.
Czas poświęcony na spotkania nie powinien przekraczać 4 h dziennie i rolą kierownika projektu jest zadbanie o to.
Innym ważnym powodem, dla którego powinno się kończyć spotkania 5 minut przed wyznaczonym czasem, jest upewnienie się, że twoje spotkanie nie zostanie przedłużone. Nie jest w porządku zmuszanie ludzi, żeby wchodzili na kolejne spotkanie i od progu przepraszali jego uczestników za twoją nieumiejętność prowadzenia spotkań. Nie zmuszaj też nikogo, aby czekał na ciebie, jeśli to ty masz spotkanie jedno po drugim. Dlatego nigdy nie przedłużaj spotkań, pilnuj czasu i kiedy widzisz, że go brakuje, lepiej przenieś nieomówione zagadnienia na kolejne spotkanie.
Szacunek to podstawa w budowaniu relacji, również w obszarze zawodowym.
Po czwarte, naucz się sam i naucz swój zespół umiejętności korzystania z kalendarza w Outlooku lub innym systemie, z którego korzysta twoja organizacja. Jeśli udostępnione ci narzędzia nie spełniają swojej funkcji, porozmawiaj ze swoimi przełożonymi o zmianie.
Zanim wyślesz zaproszenie na spotkanie, sprawdź dostępność osób, które chcesz zaprosić.
Nie jest eleganckim wrzucanie komuś zaproszenia, jeśli widzisz, że godzina wypada poza jego godzinami pracy lub ma w tym czasie inne spotkanie. Jeśli dana osoba nie jest dostępna, odezwij się do niej w prywatnej wiadomości i spytaj czy zaproszenie w wybranym terminie jest możliwe. Czasem ludzie mogą i chcą przesuwać terminy w kalendarzu, nie można jednak od nikogo wymagać, że to zrobi. Bez względu na to czy jest to interesariusz projektu, twój przełożony czy podwładny. Dbaj również o to, aby osoby w twoim zespole miały aktualne kalendarze i miały ustawione prawidłowe godziny dostępności. Szczególnie jest to istotne, jeśli pracujesz z osobami znajdującymi się w innych strefach czasowych.
Na koniec czy warto wysyłać podsumowania? A to już zależy. Wbrew pozorom, nie z każdego spotkania trzeba wysyłać tzw. minutki i zadania do zrealizowania. O tym, czy dane spotkanie powinno zostać podsumowane wiadomością mailową, decydujesz ty sam w oparciu o swoją wiedzę i doświadczenie. Pamiętaj jednak, że jeśli chcesz, aby ktoś inny sporządził notatkę z twojego spotkania, ustal to z nim przed spotkaniem, a nie w trakcie czy już w ogóle po zakończeniu.